ใบงานที่ 4 คุณสมบัติของสารสนเทศที่ดี

คุณสมบัติของสารสนเทศที่ดี

           1. มีความเที่ยงตรง ( Accuracy) หมายถึง สารสนเทศที่ดีจะต้องมีความถูกต้อง สมบูรณ์และปลอดภัย ทั้งนี้การที่จะได้มาซึ่งความเที่ยงตรงของสารสนเทศนั้นจะต้องมีความถูกต้องตั้งแต่การป้อนข้อมูลที่ถูกต้องด้วย เช่น การคำนวณเกรดของวิชาการวิเคราะห์และออกแบบระบบถ้าครูผู้สอนบันทึกคะแนนเก็บผิดจะส่งผลให้เกรดผิดไปด้วย ดังนั้นสารสนเทศที่ได้จึงไม่มีความเที่ยงตรงเนื่องจากไม่ถูกต้อง เป็นต้น

          2. ตรงกับความต้องการ (Relevancy)  หมายถึง สารสนเทศที่ได้ จะต้องสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ตรงความต้องการ เพราะถ้าสารสนเทศมีจำนวนมากแต่ไม่สามารถนำมาเป็นข้อมูลในการตัดสินใจได้ สารสนเทศนั้นก็ไม่มีประโยชน์อะไร เช่น ผู้บริหารต้องการรายงานกำไร / ขาดทุน ประจำเดือนมิถุนายน พ.ศ. 2550 เพื่อต้องการทราบว่าเดือนมิถุนายน พ.ศ.2550 ได้กำไรหรือขาดทุนเท่าไหร่ ทั้งนี้ข้อมูลดังกล่าวอาจใช้ในการบริหารธุรกิจอื่น ๆ ด้วย แต่สารสนเทศที่ได้รับเป็นรายงานสินค้าคงเหลือ รายงานรายจ่าย และรายงานสินค้าที่ขายดี 3 อันดับแรก แต่ผู้บริหารต้องการทราบกำไรขาดทุน ดังนั้นสารสนเทศที่เสนอให้กับผู้บริหารจะมีจำนวนมากเพียงใด ถ้าไม่ตรงกับความต้องการของผู้บริหารก็ไม่เกิดประโยชน์

          3.ทันเวลาต่อการนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ (Timeliness) หมายถึง สารสนเทศที่สามารถใช้งานให้เกิดประโยชน์สูงสุด ส่วนหนึ่งก็คือการที่ได้รับสารสนเทศทันต่อการใช้งาน เช่น ผู้บริหารต้องการทราบว่าช่วงเทสการสงการณต์ ปี่ 2549 สินค้าใดขายดีที่สุด เพื่อที่จะได้นำมาเป็นสารสนเทศในการตัดสินใจหรือวางกลยุทธ์ทางการตลาดว่า ปี 2550 จะจักซื้อสินค้าใดจำนวนเท่าไหร่มาจำหน่ายแต่ถ้าได้รับสารสนเทศวันที่ 30 เมษายน 2550 สารสนเทศนั้นก็จะไม่มีประโยชน์ใด ๆ เนื่องจากเกินกำหนดเวลาที่จะใช้งาน

ใบงานที่ 3 ข้อมูล/สารสนเทศ

ข้อมูล/สารสนเทศ และระบบสารสนเทศ                      
              ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อเท็จจริง ที่เกิดจากการกระทำสิ่งใดสิ่งหนึ่ง หรืออาจเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า ข้อมูลดิบ (Raw data) ซึ่งข้อมูลดิบนั้นจะเป็นข้อมูลที่ยังไม่ได้ผ่านการประมวลผลใด ๆ และยังไม่สามารถใช้เป็นข้อมูลในการตัดสินใจ ซึ่งข้อมูลหรือข้อมูลดิบ (Row Data) อาจจะอยู่ในรูปแบบของตัวอักษร ตัวเลข รูปภาพ หรือเสียง เป็นต้น
              สารสนเทศ (Information) หมายถึง การนำข้อมุลที่รวบรวมได้จากการกระทำของสิ่งใดสิ่งหนึ่ง มาประมวลผลด้วยวิธีการใด ๆ ที่เหมาะสม เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการและถูกต้องซึ่งผลลัพธ์นั้นเรียกว่า สารสนเทศ (Information) ยกตัวอย่างเช่น การนำคะแนนเก็บในแต่ละครั้งของวิชาการวิเคราะห์และออกแบบระบบมาประมวลผลด้วยมือหรือประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ซึ่งสามารถทำให้ทราบว่านักศึกษาคนใดได้เกรดเท่าไหร่ เกรดจึงถือได้ว่าเป็นสารสนเทศของการเรียนวิชาการวิเคราะห์และออกแบบระบบ

               ทั้งนี้สารสนเทศของสิ่งใดสิ่งหนึ่งอาจใช้เป็นข้อมูลในการหาสารสนเทศอื่นอื่นก็ได้  เช่น  เกรดของวิชาการวิเคราะห์และออกแบบระบบ จะใช้เป็นข้อมูลสำหรับการคำนวณหาเกรดเฉลี่ยสะสมของเทอมที่เรียน ดังนั้น จึงถือได้ว่า เกรดเป็นข้อมูล และเกรดเฉลี่ยสะสมเป็นสารสนเทศ เป็นต้น

        เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology : IT) หมายถึง การใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มาผสมผสานกับเทคโนโลยีการสื่้อสาร เพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศที่ต้องการ ซึ่งสารสนเทศที่ได้อาจจะอยู่ในรูปแบบของข้อความ ตัวเลข รูปาพ ภาพเคลื่อนไหว และเสียง เป็นต้น   

           ระบบสารสนเทศ (Information System) 

     ระบบสารสนเทศ เป็นระบบที่ใช้ประมวลผลข้อมูลด้วยวิธีการใดๆเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศที่ต้องการซึ่งในปัจจุบันธุรกิจหรือองค์การต่างๆส่วนใหญ่ได้นำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยในกระบวนการทำงานของระบบสารสนเทศ ทั้งนี้เพื่อให้ได้สารสนเทสที่ถูกต้อง รวดเร็วทันต่อการใช้งาน

                 เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศ ถือได้ว่าเป็นเทคโนโลยีที่ได้รับความนิยมเป็นอย่างมากในการจัดการกับระบบสารสนเทศ เนื่องจากสามารถเก็บข้อมูล ประมวลผลข้อมูล และค้นคืนสารสนเทศที่ต้องการได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว องค์ประกอบของระบบสารสนเทศมี 5 ส่วน คือ

        1.  ข้อมูลดิบ (Data)

        2.  บุคลากรทางคอมพิวเตอร์ (People)

        3.  กระบวนการทำงาน (Procedures)

        4.  ฮาร์ดแวร์ (Hardware)

        5.  ซอฟต์แวร์ (Software)

ใบงานที่ 2 ระบบงานธุรกิจ

 ระบบงานธุรกิจ

ระบบธุรกิจ หมายถึง องค์การใด ๆ ที่ก่อตั้งขึ้น โดยมีจุดประสงค์เพื่อแสวงหาผลกำไร เป็นสำคัญ ซึ่งองค์การดังกล่าว อาจอยู่ในรูปแบบของกิจการเจ้าของคนเดียว บริษัท ห้างหุ้นส่วนสามัญ หรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล เป็นต้น ธุรกิจสามารถแบ่งตามลักษณะการดำเนินงาน ได้ 3 ประเภท ดังนี้

1. การพาณิชย์ (Commerce)หมายถึง ธุรกิจที่ดำเนินการด้านการในประเภทการซื้อ ขาย แลก  เปลี่ยน เช่น การค้าปลีก การค้าส่ง  ตัวแทนจำหน่าย เป็นต้น

2. การอุตสาหกรรม (Industry) หมายถึง ธุรกิจที่ดำเนินการด้านการผลิต เช่น อุตสาหกรรมการ  ผลิตรถยนต์ อุตสาหกรรม  เครื่องจักร อุตสาหกรรมเคมี และอุตสาหกรรมสินค้าสำเร็จรูป เป็นต้น 

3. การบริการ (Services) หมายถึง ธุรกิจที่ดำเนินการให้บริการแก่ลูกค้า สินค้าไม่มีมูลค่าทาง   เศรษฐกิจ ไม่มีตัวตน และไม่สามารถ  คืนได้ เช่น โรงภาพยนต์ การท่องเที่ยว การโรงแรม ร้านเสริม  สวย เป็นต้น 

     กรณีศึกษาระบบงานธุรกิจของร้านค้าแห่งหนึ่ง ร้านค้า  แห่งนี้เป็นร้านค้าขนาดเล็ก จำหน่ายสินค้าประเภทขนม เครื่องดื่ม  ของใช้ในชีวิตประจำวัน และสินค้าเบ็ดเตล็ดให้กับลูกค้าทั่วไป  ซึ่งมีราย

ละเอียดการดำเนินการธุรกิจดังนี้

1. ขั้นตอนการสั่งซื้อสินค้า การสั่งซื้อสินค้าเป็นขั้นตอนแรกในการดำเนินธุรกิจด้านการขาย เพราะไม่ว่าจะเป็นธุรกิจที่เปิดกิจการใหม่หรือดำเนินกิจการมาแล้วหลายปี ก่อนที่จะดำเนินการขายสินค้า แน่นอนจะต้องมีสินค้าเพื่อขายในร้าน ซึ่งถ้าเป็นกรณีไม่ใช่เปิดกิจการใหม่ ทุก ๆ วันจะต้องตรวจนับสินค้าในสต็อกสินค้าว่าสินค้าแต่ละประเภทแต่ละยี่ห้อมีจำนวนคงเหลือเท่าไหร่ ถ้าสินค้าใดหมดหรือมีจำนวนเหลือน้อย ก็จะทำใบสั่งซื้อไปยังผู้จำหน่ายเพื่อสั่งซื้อสินค้า ตามตัวอย่างดังรูป

เมื่อผู้จำหน่ายสินค้าได้รับใบสั่งซื้อสินค้า ก็จะส่งสินค้าพร้อมใบส่งของมาให้ เมื่อทางร้านได้รับสินค้าแล้วจะต้องตรวจนับสินค้าว่าตรงตามใบสั่งหรือไม่ ถ้ามีจำนวนสินค้าไม่ครบหรือมีสินค้าที่ไม่ตรงตามใบสั่งซื้อ ก็จะแจ้งไปให้ผู้จำหน่ายสินค้าทราบ แต่ถ้าสินค้าครบตามจำนวนก็จะเก็บเข้าร้านเพื่อขายต่อไป ตามผังงานดังรูป

2. ขั้นตอนการขายสินค้า เมื่อมีสินค้าเพื่อขายแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็คือการขายสินค้า ซึ่งการขายสินค้าในร้านสะดวกซื้อทั่วไปจะขายเฉพาะเงินสด และทุกครั้งที่ขายสินค้าจะออกใบเสร็จให้กับลูกค้า

3. การจัดทำบัญชี ปกติการจัดทำบัญชีจะต้องจัดทำเป็นประจำ เช่น การลงบันทึกการขายสินค้าในแต่ละวันหรือการบันทึกการสั่งซื้อสินค้าแต่ละครั้ง แต่การจัดทำบัญชีดังกล่าวยังไม่สามารถสรุปผลการดำเนินงานได้ ดังนั้นเมื่อสิ้นเดือบนเจ้าของกิจการจะจัดทำบัญชีต่าง ๆ เช่น รายงานกำไร/ขาดทุน รายงานสินค้าขายดี รายงานสินค้าคงเหลือ เป็นต้น ทั้งนี้เพื่อจะเป็นข้อมูลในการบริหารธุรกิจต่อไป ตัวอย่างการจัดทำรายงานกำไร/ขาดทุน การจัดทำรายงานกำไร/ขาดทุน จะตรวจสอบการขายสินค้าทั้งหมดของเดือนนั้น ๆ ว่า ได้เงินเท่าไหร่ (รายรับ) และตรวจสอบรายจ่าย จากการซื้อสินค้าและรายจ่ายอื่น ๆ เช่น ค่าขนส่งสินค้า เงินเดือนพนักงาน เป็นต้น จากนั้นนำมาคำนวณหากำไร/ขาดทุน ดังนี้ กำไร/ขาดทุน = รายรับ - รายจ่าย